🤖Notification Maintenance when SharePoint List Create with Power Automate

หลังจากที่เราได้ลองสร้าง SharePoint ของแต่ละหน่วยงานแยกตาม Department โดยเอาไว้เก็บ Document ต่าง ๆ รวมถึงการเก็บข้อมูลแบบ List บน SharePoint ซึ่งเราสามารถกำหนด Notification ให้สามารถแจ้งเตือนตามเงื่อนไขที่เรากำหนดด้วย Microsoft Flow อย่างเช่น List ตารางการเข้ามา Maintenance ระบบ หากตรงกับวันที่เข้ามาให้ทำการแจ้งเตือนผ่าน Email Notification

Download

• tpl_ma_plan.csv

Get Started

• เข้าไปที่หน้าเว็บ https://asia.flow.microsoft.com/en-us/

• คลิก My flows แล้วเลือก New Scheduled from blank

• ทำการกำหนด Flow name และ Schedule แล้วคลิก Create คำเตือนชื่อต้องมากกว่า 3 ตัวขึ้นไป

• คลิก Next step

• เลือก Get items ( SharePoint ) ทำการกรอก Site Address และ List Name แล้วคลิก Next step

• เลือก Apply to each ทำการเลือก value แล้วคลิก Add an action

• เลือก Condition ทำการเลือก Column ที่จะนำมากำหนดเงื่อนไข โดยเลือก Column DateTime ที่บริษัทจะเข้ามาทำการ MA ได้แก่ ครั้งที่ 1 – 12 พร้อมทำการเลือกตัวดำเนินการของทุกเงื่อนไขเป็น Or คำเตือนกำหนดเงื่อนไขได้ไม่เกิน 10 เงื่อนไข หากต้องการกำนหดเพิ่มให้ทำเป็น Group แล้วกำหนดตัวดำเนินการของ Group เป็น Or

• แต่ละเงื่อนไขให้เลือกตัวดำเนินการเป็น is equal to พร้อมทำการกำหนด value เป็น Expression ด้วยฟังก์ชั่น formatDateTime() โดยทำการกำหนดเป็น วันที่และเวลาปัจจุบัน utcnow()

formatDateTime(utcNow(),'d/MM/yyyy')

• คลิก Add an action หาก Condition เป็น True โดยเลือกเป็น Send an email (V2) ทำการกรอก Email Address, Subject และ Body แล้วคลิก Save คำเตือนหากเลือกเป็น V3 จะไม่สามารถแนบ Attachment, Picture และ Link ได้ เพราะจะโดน Block ต้องไปกำหนด Safe Sender List

• คลิก Test เลือก I’ll perform the trigger action คลิก Safe & Test แล้วคลิก Run flow

• ลองทำการเปิด Microsoft Outlook จะเห็น Email เข้ามาใน Inbox

อ่านเพิ่มเติม : https://bit.ly/2D16VmB